Thủ tục gửi hàng đi Châu Âu 2025: Hồ sơ, quy trình & lưu ý quan trọng

Vì sao bạn cần hiểu rõ thủ tục gửi hàng đi Châu Âu

Khi gửi hàng từ Việt Nam sang các nước Châu Âu, nhiều người thường chỉ chú trọng giá cước và thời gian mà quên mất yếu tố quan trọng nhất: thủ tục gửi hàng đi Châu Âu.

EU là khu vực có hệ thống hải quan nghiêm ngặt, quy định khác nhau giữa các nước thành viên (Đức, Pháp, Hà Lan, Séc, Tây Ban Nha…). Một sai sót nhỏ trong hồ sơ hoặc mô tả hàng hóa có thể khiến kiện hàng bị giữ lại, phát sinh phí lưu kho, bị trả về hoặc chậm thông quan nhiều ngày.

Ngược lại, nếu bạn nắm rõ quy trình – hồ sơ – yêu cầu kiểm tra, thì việc gửi hàng sang EU sẽ trở nên đơn giản, nhanh gọn và tiết kiệm hơn rất nhiều.

Hiểu đúng, làm đúng ngay từ đầu giúp bạn:

• Tiết kiệm chi phí, hạn chế rủi ro phát sinh.

• Rút ngắn thời gian giao hàng và thông quan.

• Chủ động xử lý tình huống với hải quan và hãng vận chuyển.

• Tạo uy tín cho hoạt động xuất khẩu hoặc gửi hàng cá nhân.

💡 Tóm lại, “chuẩn bị kỹ hồ sơ – chọn đúng quy trình – hợp tác với đơn vị uy tín” chính là chìa khóa để gửi hàng đi Châu Âu an toàn, đúng hẹn, không phát sinh chi phí trong quá trình vận chuyển.

Toàn bộ hồ sơ và thủ tục gửi hàng đi Châu Âu cần biết năm 2025

Hồ sơ bắt buộc trong bộ thủ tục gửi hàng đi Châu Âu

Để thông quan suôn sẻ và không bị yêu cầu bổ sung chứng từ, bạn cần chuẩn bị trọn bộ hồ sơ sau:

• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): ghi rõ thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng, HS code, giá trị lô hàng và điều kiện giao nhận (Incoterms nếu có).

• Packing List (Phiếu đóng gói): thể hiện số kiện, trọng lượng thực tế, kích thước, loại bao bì và số lượng từng mặt hàng.

• Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): giúp bạn hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định EVFTA. Với hàng cá nhân, có thể không bắt buộc nhưng vẫn khuyến khích để tránh bị giữ.

• Mã EORI (Economic Operators Registration and Identification): mã định danh của doanh nghiệp/người gửi trong hệ thống hải quan EU, bắt buộc cho các lô hàng thương mại.

• Vận đơn (Air Waybill / Bill of Lading): chứng từ xác nhận quyền sở hữu và vận chuyển hàng hóa quốc tế.

• Tờ khai hải quan xuất khẩu Việt Nam: kê khai thông tin, mã HS, trị giá hàng, người xuất – nhập khẩu.

• Giấy phép chuyên ngành: áp dụng nếu hàng nằm trong nhóm bị quản lý (mỹ phẩm, thực phẩm, dược phẩm, pin, thiết bị điện tử…).

💡 Nếu thiếu bất kỳ giấy tờ nào trong bộ hồ sơ này, khả năng cao kiện hàng của bạn sẽ bị giữ lại để “kiểm tra bổ sung”, phát sinh phụ phí và chậm thời gian giao.

Tại sao cần chuẩn bị kỹ?

• Hóa đơn & Packing List giúp hải quan kiểm tra trị giá và phân loại thuế.

• C/O giúp giảm thuế nhập khẩu theo EVFTA.

• EORI là điều kiện bắt buộc để khai báo trong hệ thống của EU.

• Giấy phép chuyên ngành đảm bảo hàng hóa tuân thủ quy định an toàn và môi trường.

👉 Để hiểu sâu hơn, bạn có thể xem hướng dẫn xuất khẩu chính thức từ Access2Markets (Ủy ban châu Âu) tại trade.ec.europa.eu.

Quy trình thủ tục gửi hàng đi Châu Âu chi tiết theo từng bước

Dưới đây là quy trình thực tế áp dụng cho hầu hết các tuyến từ Việt Nam sang các nước EU:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu & khảo sát hàng hóa

Xác định loại hàng, khối lượng, điểm đến và yêu cầu thời gian giao.
Đây là bước quan trọng để tư vấn tuyến vận chuyển phù hợp: hàng không (nhanh) hoặc đường biển (tiết kiệm).

Bước 2: Báo giá & tư vấn dịch vụ

Dựa trên thông tin từ khách hàng, đơn vị logistics sẽ báo giá dựa trên:

• Trọng lượng thực tế hoặc thể tích (tính theo quy đổi IATA 1m³ = 167kg).

• Tuyến vận chuyển và hình thức (bao thuế hoặc chưa bao thuế).

• Loại hàng (thông thường, dễ vỡ, hàng lạnh, pin, chất lỏng…).

💡 Nên yêu cầu báo giá trọn gói, bao gồm các khoản như FSC, phụ phí Demand và VAT để tránh phát sinh sau này.

Bước 3: Đóng gói & bàn giao

Hàng hóa cần được đóng gói đúng tiêu chuẩn quốc tế:

• Dán nhãn rõ ràng (Fragile, This Side Up… nếu cần).

• Ghi thông tin người gửi và người nhận chính xác.

• Niêm phong chắc chắn để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.

• Với hàng có pin hoặc chất lỏng: phải tuân thủ quy chuẩn IATA/IMDG.

Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại Việt Nam

Đơn vị vận chuyển hoặc bạn (nếu tự khai) nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị cho chi cục hải quan:

• Khai tờ khai xuất.

• Xuất trình hàng (nếu bị kiểm tra thực tế).

• Đóng thuế xuất khẩu (nếu có) và nhận thông quan.

Sau khi thông quan, hàng được vận chuyển tới sân bay hoặc cảng biển chờ xuất.

Bước 5: Vận chuyển quốc tế

Hàng được chuyển theo tuyến đã chọn:

• Đường hàng không: thời gian 3–7 ngày, tracking theo từng chặng.

• Đường biển: 7–15 ngày (có thể lâu hơn nếu trung chuyển).
  Nếu là hàng container, cần khai trước bản tóm tắt ENS (Entry Summary Declaration) cho phía EU.

Bước 6: Làm thủ tục nhập khẩu tại EU

Khi hàng đến EU, đối tác hoặc đại lý hải quan thực hiện:

• Khai nhập và nộp thuế (nếu có).

• Cung cấp EORI của người nhập khẩu.

• Thông quan và giao cho đơn vị giao hàng nội địa.

Với dịch vụ bao thuế – Door-to-Door, toàn bộ bước này sẽ do đơn vị vận chuyển xử lý, người nhận chỉ việc chờ hàng giao tận nhà.

Bước 7: Theo dõi & hoàn tất

Sau khi phát hàng, bạn sẽ nhận chứng từ hoàn thành:
vận đơn, biên nhận giao hàng, hóa đơn và hồ sơ lưu trữ.
Nếu có vấn đề phát sinh (thiếu chứng từ, kiểm tra bổ sung), đơn vị vận chuyển sẽ hỗ trợ xử lý và cung cấp giải pháp phù hợp.

Lưu ý quan trọng khi làm thủ tục gửi hàng đi Châu Âu

1. Đặt tên hàng và mã HS code chính xác – sai mã HS có thể khiến hàng bị kiểm tra hoặc đánh thuế cao hơn.

2. Đồng nhất thông tin giữa Invoice, Packing List và Vận đơn.

3. Không khai sai trọng lượng hoặc giá trị hàng để tránh bị phạt khi kiểm tra thực tế.

4. Chọn đơn vị có kinh nghiệm tuyến EU, đặc biệt với hàng có yêu cầu đặc biệt (pin, thực phẩm, mỹ phẩm).

5. Tận dụng ưu đãi EVFTA: xin C/O mẫu EUR.1 đúng quy định giúp giảm 0–50% thuế nhập khẩu.

6. Theo dõi tracking sát sao: để xử lý ngay nếu phát sinh “Customs Hold”.

7. Không gửi hàng cấm nhập EU: hàng nhái, hàng có nam châm mạnh, hóa chất, thuốc lá, sản phẩm động vật.

Lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp

📦 Gợi ý: Nếu bạn gửi hàng cho người thân, hàng kinh doanh nhỏ lẻ hoặc hàng mẫu, nên chọn dịch vụ bao thuế – Door-to-Door, vì thủ tục nhập khẩu phức tạp sẽ được xử lý trọn gói.

Vì sao nên chọn Xanh THL Logistics để gửi hàng đi Châu Âu

Không chỉ vận chuyển, Xanh THL còn xử lý trọn gói hồ sơ & thủ tục gửi hàng đi Châu Âu – giúp bạn yên tâm tuyệt đối.

Dịch vụ khác biệt tại Xanh THL Logistics

• Bao trọn gói – Door-to-Door: giao tận tay người nhận, bao gồm thông quan xuất – nhập.

• Bao thuế EU: không cần người nhận nộp thuế tại nước đến.

• Kho & văn phòng tại Đức: Max-Planck-Straße, 63303 Dreieich – thuận lợi cho thủ tục và phân phối hàng toàn EU.

• Thời gian vận chuyển rõ ràng: 3–7 ngày (hàng bay), 7–15 ngày (hàng biển).

• Cam kết minh bạch: báo giá trước, không phát sinh chi phí trong quá trình vận chuyển.

• Hỗ trợ 24/7 – Hotline: 0706 79 52 99

Tư vấn và báo giá nhanh

Bạn chỉ cần gửi thông tin gồm:

• Loại hàng & trọng lượng.

• Quốc gia nhận hàng.

• Hình thức mong muốn (Air/Sea, bao thuế hoặc chưa bao thuế).

Trong vòng 1 phút, đội ngũ tư vấn của Xanh THL sẽ phản hồi chi tiết, kèm bảng giá và thời gian dự kiến.

Tham khảo thêm dịch vụ liên quan:

• Vận chuyển hàng đi Châu Âu

• gửi hàng đi Châu Âu

• Vận chuyển hàng hóa đi Châu Âu bằng đường biển

Bắt đầu ngay hôm nay

Checklist nhanh trước khi gửi hàng sang Châu Âu

• Xác định quốc gia nhận, loại hàng & khối lượng.

• Kiểm tra mặt hàng có được phép nhập khẩu vào EU.

• Chuẩn bị bộ hồ sơ: Invoice, Packing List, C/O, EORI.

• Đóng gói hàng đúng tiêu chuẩn quốc tế.

• Chọn tuyến vận chuyển và gói dịch vụ phù hợp.

• Nhận mã tracking, theo dõi quá trình giao.

Liên hệ hỗ trợ trực tiếp

📞 Hotline: 0706 79 52 99
🏢 HCM: 337/6 Lê Văn Sỹ, P. Tân Sơn Hòa, TP.HCM
🏢 HN: 210 Lê Trọng Tấn, P. Định Công, Thanh Xuân, Hà Nội

Xanh THL Logistics – gửi hàng đi Châu Âu an toàn, minh bạch, không phát sinh chi phí trong quá trình vận chuyển.

FAQ  – Câu hỏi thường gặp khi tìm hiểu về thủ tục gửi hàng đi Châu Âu

Thủ tục gửi hàng đi Châu Âu gồm những bước chính nào?

Thủ tục gửi hàng đi Châu Âu gồm 7 bước: tiếp nhận thông tin, báo giá, đóng gói, khai hải quan xuất, vận chuyển quốc tế, làm thủ tục nhập tại EU và giao tận tay người nhận.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm thủ tục gửi hàng đi Châu Âu là gì?

Bạn cần có hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn, chứng nhận xuất xứ (C/O), mã EORI, tờ khai hải quan và giấy phép chuyên ngành nếu hàng đặc biệt.

Làm thủ tục gửi hàng đi Châu Âu có khó không nếu là hàng cá nhân?

Không khó nếu bạn chọn dịch vụ Door-to-Door bao thuế. Đơn vị vận chuyển như Xanh THL Logistics sẽ xử lý toàn bộ hồ sơ và thủ tục hải quan thay bạn.

Gửi hàng đi Châu Âu mất bao lâu?

Thời gian tùy hình thức: đường hàng không khoảng 3–7 ngày, đường biển từ 7–15 ngày hoặc lâu hơn tùy tuyến.

Chi phí gửi hàng đi Châu Âu được tính như thế nào?

Chi phí phụ thuộc vào trọng lượng thực tế hoặc thể tích quy đổi, loại hàng, quốc gia nhận và hình thức bao thuế hay không bao thuế.

Khi làm thủ tục gửi hàng đi Châu Âu cần lưu ý gì để tránh rủi ro?

Hãy khai mã HS chính xác, đồng nhất thông tin giữa hóa đơn – phiếu đóng gói – vận đơn, kiểm tra mặt hàng có được phép nhập vào EU và không khai sai trọng lượng hay giá trị.

Có cần mã EORI khi làm thủ tục gửi hàng đi Châu Âu không?

Có, mã EORI bắt buộc cho các lô hàng thương mại khi nhập khẩu vào EU. Nếu gửi hàng cá nhân, bạn có thể sử dụng EORI của đối tác hoặc đơn vị vận chuyển.

Tôi có phải tự làm thủ tục nhập khẩu ở EU không?

Nếu sử dụng dịch vụ bao thuế Door-to-Door, bạn không cần tự làm thủ tục nhập khẩu. Xanh THL Logistics sẽ lo toàn bộ quá trình thông quan tại Châu Âu.

Dịch vụ của Xanh THL Logistics có hỗ trợ trọn gói thủ tục gửi hàng đi Châu Âu không?

Có. Xanh THL Logistics hỗ trợ từ khâu tư vấn, đóng gói, khai báo hải quan đến giao hàng tận nơi – không phát sinh chi phí trong quá trình vận chuyển.

Làm thế nào để được tư vấn nhanh về thủ tục gửi hàng đi Châu Âu?

Bạn chỉ cần gọi Hotline 0706 79 52 99 hoặc gửi thông tin hàng hóa qua website Xanh THL. Đội ngũ tư vấn sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ, quy trình và báo giá trong vòng 1 phút.

Tổng kết

Hiểu rõ thủ tục gửi hàng đi Châu Âu giúp bạn chủ động – tiết kiệm – an tâm. Dù là gửi hàng cá nhân hay lô hàng thương mại, việc chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn và hợp tác với đơn vị có kinh nghiệm là yếu tố quyết định thành công.

Với Xanh THL Logistics, bạn không chỉ được hỗ trợ vận chuyển mà còn được hướng dẫn chi tiết từng bước thủ tục, đảm bảo hàng đến nơi đúng thời gian – đủ chứng từ – rõ ràng về chi phí.

Hãy hành động ngay hôm nay – gọi 0706 79 52 99 để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá gửi hàng đi Châu Âu trong 1 phút.